3 Cách sắp xếp tài liệu trên kệ hợp lý, khoa học nhất

0

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu văn phòng như thế nào sao cho khoa học và thuận tiện với người sử dụng nhất? Mời bạn tham khảo bài viết này.

Chị Lê Nguyệt – một nhân viên thiết kế lâu năm tại nội thất Hòa Phát chia sẻ: “Công việc của tôi cần phải tham khảo khá nhiều tài liệu, nhất là những bản vẽ thiết kế nhà ở, văn phòng. Trước đây khi tìm kiếm những bản vẽ để tham khảo khiến tôi mất rất nhiều công sức, bởi thói quen của người mới chưa được chỉn chu và ngăn nắp. Những văn phòng nào có sự quy hoạch, quản lý tài liệu khoa học, gọn gàng, hiệu suất công việc nhân viên sẽ rất cao, và ngược lại.”

Công việc văn phòng sẽ trở nên thuận tiện hơn nếu như hồ sơ, tài liệu được sắp xếp một cách khoa học. Để có thể sắp xếp những tài liệu gọn gàng, bạn có thể tham khảo các mẫu tủ hồ sơ 4 ngăn để có lựa chọn phù hợp cho mình.

Khi tiến hành việc sắp xếp tài liệu trên kệ văn phòng bạn cần lưu ý đến một số vấn đề sau:

1. Lựa chọn tủ tài liệu phù hợp với chức năng sử dụng

Khi lựa chọn tủ tài liệu văn phòng, trước tiên bạn nên quan tâm đến yếu tố tính chất công việc:

Việc lựa chọn tủ theo chức năng công việc cần xác định được các loại tài liệu đặc thù của mỗi nhân viên hay bộ phận sử dụng, tính chất của tài liệu. Nếu tài liệu không quá bảo mật thì bạn cũng không cần thiết phải sử dụng các loại tủ tài liệu cánh kín hay có khóa, việc này sẽ vừa tiết kiệm chi phí, vừa thuận tiện mỗi khi tìm kiếm tài liệu cho công việc.

Chọn tủ phải phù hợp với từng tính chất công việc

Tủ tài liệu sẽ phát huy tối đa tính năng nếu lựa chọn phù hợp với từng tính chất công việc.

Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất công việc cần lưu trữ nhiều hay ít hồ sơ, tài liệu bạn nên chọn tủ theo từng bộ phận, ngành nghề khác nhau:

Đối với công việc của bộ phận tài chính – kế toán, hành chính nhân sự, kinh doanh cần lưu trữ nhiều hồ sơ tài liệu. Vì vậy bạn nên chọn các loại tủ tài liệu có kích thước lớn hơn và có nhiều ngăn như các mẫu tủ hồ sơ 4 ngăn trở lên sẽ giúp bạn có thể phân loại hồ sơ tài liệu thuận tiện và khoa học hơn.

Nên chọn các loại tủ tài liệu nhiều ngăn dành cho các công việc nhiều hồ sơ tài liệu

Nên chọn các loại tủ tài liệu nhiều ngăn dành cho các công việc nhiều hồ sơ tài liệu.

Một số công việc không cần lưu trữ nhiều hồ sơ, tài liệu giấy như công nghệ thông tin, kỹ thuật phần mềm,…bạn chỉ nên chọn các mẫu tủ ít ngăn và có kích thước nhỏ, vừa phải để tránh lãng phí tiền bạc và gây chật hẹp cho không gian văn phòng.

2. Cách sắp xếp tài liệu trên kệ hợp lý và khoa học

Một tủ hồ sơ, tài liệu sắp xếp khoa học là khi những tài liệu đặt trong đó được phân loại và sắp xếp theo các mục cụ thể. Việc này sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc tìm kiếm tài liệu mỗi khi cần sử dụng.

Phân loại hồ sơ, tài liệu

Tùy theo từng tính chất công việc bạn có thể phân loại các loại hồ sơ, tài liệu theo những cách sau:

  • Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm như báo cáo, kế hoạch, hợp đồng, hồ sơ…
  • Phân loại theo cụm hồ sơ: trong cùng 1 chủ đề bạn có thể chia nhỏ các loại hồ sơ tài liệu thành các cụm nhỏ như: cụm quý 1, quý 2, quý 3, quý 4,…
  • Phân loại theo nhóm: Trong cùng một chủ đề bạn nên chia nhỏ ra theo từng nhóm cụ thể như: báo cáo tài chính, báo cáo kinh doanh, hợp đồng nhân sự, hợp đồng khách hàng,…

Các loại hồ sơ cần được phân loại theo hệ thống khoa học nhất

Các loại hồ sơ cần được phân loại theo hệ thống khoa học nhất với từng công việc

Sắp xếp theo một quy tắc nhất định

Sau khi đã thực hiện xong công việc phân loại hồ sơ, tài liệu. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp chúng lên kệ theo những quy tắc tùy chọn theo từng tính chất hồ sơ như:

Sắp xếp theo thời gian: Nếu các công việc được chia thành nhiều giai đoạn cụ thể, bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về khoảng thời gian và sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để nhân viên có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.

Sắp xếp theo mẫu tự chữ cái: Nếu như khối lượng hồ sơ nhiều và đa dạng các chủ đề khác nhau, để thuận tiện cho việc tìm kiếm bạn có thể sắp xếp chúng dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.

Sắp xếp theo tính chất: với những công việc yêu cầu nhiều nhóm hay cá nhân cùng giải quyết với nhiều bước khác nhau. Bạn nên sắp xếp các loại hồ sơ tài liệu dựa theo tính chất của chúng như: hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đã giải quyết xong, hồ sơ cần phản hồi, đánh giá…

Sắp xếp hồ sơ tài liệu khoa học giúp thuận tiện hơn trong công việc

Sắp xếp hồ sơ tài liệu khoa học giúp thuận tiện hơn trong công việc

Quản lý hồ sơ, tài liệu văn phòng bằng nhãn đánh dấu

Để hồ sơ, tài liệu được tìm kiếm và sử dụng cho công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất, bạn nên lập ra một sơ đồ danh sách cụ thể sau khi đã sắp xếp tất cả các mẫu tài liệu lên kệ tủ văn phòng.

Bạn hãy in những mẩu giấy làm nhãn đánh dấu cho các thư mục bạn đã chia và dán ngay trước ngăn tài liệu mà bạn đã sắp xếp để không phải mất quá nhiều thời gian để lật giờ từng mục hồ sơ tài liệu mỗi khi cần tìm kiếm.

Trên đây là một số cách sắp xếp tài liệu trên kệ, tủ cho văn phòng làm việc. Bạn có thể tham khảo và áp dụng ngay cho hệ thống tài liệu trong công việc của văn phòng mình giúp mọi công việc của cơ quan được thực hiện linh hoạt, hiệu quả cũng như khiến không gian văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn.

Chức năng bình luận đã bị đóng